転売ビジネス成功への近道 今すぐ取組むべき仕組み化

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こんにちは、kojiです。

業務の属人性を排除できていますか?

ある業務が特定のスタッフに依存していたり、新人に教える内容が先輩スタッフによって異なっていたり・・・ビジネスに、属人的な業務はありませんか?属人的な業務を抱えていると、もしもの時にその業務が回らなくなり、収支の低下に繋がる可能性があります。

そこで是非、取り組んで頂きたいのが「仕組み化」です。

当ブログで、外注化、組織化、自動化、仕組み化、とちょいちょい出てくるフレーズ!

これまで、外注化のやり方をシェアしてきましたがスタッフさんと楽しくお仕事できてますか?

外注化したことで、ビジネスが軌道に乗り事業拡大に向けて外注さんも3人、5人、10人と増えていくかもしれませんよね。

そうなるとやはり、「○○さんはコレができるな」「○○さんはちょっとな・・・」と段々と個々のレベルに差が生じてきます。

そこで

外注さんを雇ったら今度は外注スタッフさんの作業を仕組み化していって欲しいのです。

そして仕組み化とは何か、なぜ仕組み化する必要があるのか。仕組み化の基本について・・・今回のテーマは仕組み化についてシェアしていきたいと思います。

ということで、規模が大きくなれば、ビジネス全般に仕組み化が必要不可欠になりますが、あえて今回は物販ビジネスで例えて解説していきます。

仕組み化の定義

仕組み化とは「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」です。仕事を細分化し、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法」を構築することを目指します。

と定義はわかりましたか・・・

最初から結論をお伝えしますw

物販ビジネスは非常にシンプルなビジネスモデルです。

なので、物販ビジネスでの定義として“属人性はなるべく排除”してください。

属人とは・・・

業務が特定の人物のスキルに依存してしまう(また、その人物にしかやり方が分からなくなってしまう)こと ⇒「あの人が対応しないとダメだ!」ってことです。

なぜ仕組み化する必要があるのか

「任せられる外注スタッフさんが板についてきたから属人性をなくす必要はないでしょ」しかも副業で、まだ規模も小さいのでと思われるかもしれません。

しかし、仕組み化に積極的に取組んでいくべきです。

それでは、なぜ仕組み化する必要があるのでしょうか?それは、人は不安定な生き物だからです。

ここでの「不安定」とは、「同じパフォーマンスを発揮し続けられない」と「辞める可能性がある」という意味です。

もっといえば、外注スタッフは主婦が大半です。会社勤めとは違いますし、ネット上で完結の世界なのである日突然、辞めていく方や音信不通になる人もいますし体験してきました。

もう少し詳しくご説明しますね。

同じパフォーマンスを発揮し続けることは難しい

人は不安定なので、なかなか同じパフォーマンスを発揮し続けられません。

外注さんが昨日までは調子が良かったのに今日は風邪を引いてしまい仕事ができないときや、小さなお子さんがいて体調を崩した場合も同様に作業ができない場合もあり稼働がとまります。

これは、経営者であるあなたの業務に関しても同じことが言えます。

常に先頭に立ち自分にしかできない業務を多く抱えてる場合も、病気や怪我で業務ができなくなったとき、稼働が停止してしまえば収益が落ちますね。

また、指示を待っている外注さんはどうなりますか?最悪、稼げないから辞めてしまうかもしれません。

人間が同じパフォーマンスを常に発揮することは難しいということを理解し、特別なスキルを必要としない誰でももできる簡単な作業に関しては属人的な作業を全て「仕組み化」しておけば、もしもの時も安心してビジネスを行うことができます。

人は、辞める可能性がある

人は不安定なので、辞める可能性があります。

在宅ワークからパートや職場復帰や育児、介護などの理由から、頼りにしていた外注スタッフさんが辞めてしまうのはよくある話です。

そこで、特定のリーダーやスタッフに依存している業務がある場合、その人が辞めてしまうと業務全体が止まることになってしまいます。

これでは、安定した価値を顧客に供給できなくなってしまいます。

例えば、ネットショップの店長を任せていたリーダー的外注スタッフさんが突然辞めてしまったら、ショップにかなりの影響がでます。

変更依頼や返品、交換、クレームなどのお客様からのメールの確認と対応、在庫確認、入金確認どれも大事な業務です。

そしてネットショップ経営でもっとも大事な作業は以下になります。

● 情報収集ライバル店リサーチ

● SHOPブログ更新

● インスタ、FacebookページやTwitterなどSNSの投稿

● クリスマス特集などの季節特集や新作案内、SALE特集ページ作成

ショップの更新作業が必須になってきます。

もしもこの必須となる作業が店長以外、誰もデータベースに触れない状況が続いたら・・・と思うとゾッとしますね。

人は不安定。なので、仕事も不安定になりがち

継続し続けるためには、安定性が重要です。また経営の安定性の土台は、仕事の安定性の積み重ねでできています。

しかし、上で述べたように人間は不安定な生物です。そんな不安定である存在の人が仕事をする限り、仕事は不安定であり続けてしまいます。

そのため、経営を継続させるためには、属人的な部分を減らす仕組みや、人の不安定さをサポートする仕組みが必要です。

まとめ

仕組み化されていない経営は、仕事も不安定になってしまいます。

仮に明日、責任者がいなくても頼りにしてるスタッフが突然辞めてしまっても、問題なく業務が遂行できる体制を整えることは、経営者が取り組まなくてはならない活動です。

優秀なパートナー・スタッフに頼り切りになっている業務はありませんか?今一度、確認してみてください。

「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる」ような仕組みが、いざという時あなたのビジネスを助けてくれます。

最後に

優秀な人、いわゆる「デキる人」はもちろん必要ですが、「デキる人や特定の人にしかできない仕事」はなるべく減らしていかなければなりません。

というのも、ある個人に頼る限り、「その人がいなくなると仕事が立ち行かなくなる」というリスクを背負ってしまうためです。

ある一人の個人だけしか知らない業務がある限り、その仕事は不安定であると言わざるを得ません。そこで、仕事におけるリスクを減らし安定性を高めるのが、仕組み化なのです。

とここまで仕組み化について解説してきましたが・・・

いかかでしたか?

恐らく見直さなくてはならない部分が見えてきたのではないでしょうか・・・

次回は物販ビジネスで「仕組み化する」ことで得られる5つのメリットを解説していきます。

以上です。

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