転売ビジネス外注スタッフを仕組み化することで得られるメリット

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こんにちは、kojiです。

属人的にならずに仕事を進める方法を構築することは、経営を安定させるために経営者が取り組まなくてはならない活動です。

この、仕事の属人性を排除し、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法」を構築することを「経営の仕組み化」と呼びます。

前回の記事では、仕組み化の定義と必要性につてい解説させていただきました。

ネットビジネス成功への近道今すぐ取組むべき仕組み化

スタッフ
明日から旅行にいくので5日間お休みになります。宜しくお願いします♪

金杉
!!マジで・・・( ;∀;)

突然このように連絡がきたらどうしますか?

てか普通にきますw

え~いきなり

休まれたら困っちゃうな~

ということで

今回は、仕組み化する5つのメリットを解説していきます。

仕組み化をすることで事業が成長し、ビジネスが安定する可能性が高まるということをお伝えできたらと思います。

メリット1 スタッフが休んでも業務を続行できる

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属人的な業務があると、その業務を担当していた外注スタッフがいない時に業務が回らなくなってしまいます。

またその穴埋め業務をあなたが代わりにしますか?何らかの理由で作業ができなければ常に代行しなければなりません。

前回の記事でもお伝えしたとおり、人間は不安定な生き物で、体調が悪くなることもあれば、私情で仕事のモチベーションが上がらないこともあります。

そんな時、その人にしかできない属人的な仕事があると、業務に支障が出てしまいます。

普段から仕組み化を行っていれば、「いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せる方法」がスタッフに共有されているため、どのスタッフがいつ休んでも業務を続けることができます。

これは、スタッフが突然辞めてしまった時にも有効です。

「あの優秀な○○さんが辞めたら仕事が回らなくなる」という悩みを抱える経営者の方はいらっしゃいませんか?

普段から仕組み化に取組んでいれば、例え優秀なスタッフが辞めてしまっても、業務への支障を最低限に抑えることができます。

メリット2 新入スタッフが成長しやすくなる

副業でビジネスをやっていると人材育成は特に属人化しやすい分野です。

仕組み化に取り組んでいるつもりでも、あなた自身や優秀なスタッフが新人教育を行っている場合が多いのではないでしょうか?

しかしそれでは、指導する担当者によって方法が違ったり、教え忘れていることがあったりと、教育にムラがでてしまうかもしれません。

人材育成の属人化によって、新人の今後の伸びにも差が出てしまいます。また、副業となると平日の昼間にスタッフの教育をするのは難しいですよね。

では、スタッフが効率よく成長できる仕組みを作るにはどうしたらいいのか・・・

マニュアルを作成していきましょう!

「○○さんお疲れ様です。だいぶ慣れてきましたね。次のステップに進んでみてください」とこんな感じで少しづつ、マニュアルを渡していくといいと思います。

ファイル形式のマニュアルや動画のマニュアルなどを活用してステップ式で教育していくと伝わりやすいです。

作業マニュアルの他に「どう教えるか」の教育マニュアルなど作ることで、指導者の負担や苦手意識を抱えるスタッフの負担を軽減し、業務のモチベーションを上げることができます。

メリット3 スタッフのモチベーションが上がる

「人間のモチベーションは不安定である」ということが、仕組み化を行わなければならない理由でした。

逆に、仕組み化を行うことで、スタッフのモチベーションを上げることもできます。

具体的には給与(報酬)と評価などがあげられます。

継続して作業を行なってもらうには、作業自体にモチベーションがあがる仕掛けがあると良いです。

例えば、〇〇の目標を達成したら報酬アップが得られるようにするなどすることによって継続して作業を続けられるようになります。

この辺りのモチベーションの維持に関しては「ゲーミフィケーションの仕掛け」を導入するというのも良いと思います。

ゲーミフィケーションとは、

ゲームデザイン手法や仕組みを用いて問題の解決やユーザー契約などを獲得すること。例えば、既存のシステムやサービスへの、順位・可視化・ポイント・カード・バッジ・ミッション・レベルシステムの採用など。さらにゲームの要素を盛り込むことによって楽しみながら意図せずそれらと関わっていってもらうことが目的で行われる場合もある。参照:wikipedia

です。

すご~く簡単にいえば、ゲームの要素を仕組み化に取入れたりすると作業自体が楽しくなればモチベーションも上がりやすくなって継続できる可能性が高まります。

作業を達成する事で喜びや達成感が得られるようにする。

参考までに・・・

私の場合は、スタッフのモチベーション上げてもらう仕組みとして、イベント企画などを取入れたりしてます。

「スタッフのみなさんいつもありがとう(^^♪今月も感謝です!ということで、プレゼント企画を開催しま~す。」

みたいな感じで○○達成や〇〇スキルアップのスタッフさんには、手軽に送れるデジタルギフトプレゼント。

お年玉やクリスマスなど季節にあわせてイベント企画を取入れたりしてます。

あとは、任意参加のグループチャットを作って、しりとりゲームやあれが美味しかった、これが良かった!などコミュニケーションをはかり楽しい環境作りなども取り入れてます。

スタッフだけのグループチャットなどもありますw

※注意としてお伝えしますが、スタッフ全員が参加したいとは思ってないです。

与えられた仕事以外はスタッフ同士で仲良くしたいと思わないスタッフさんもいるので、自分勝手に決めるのはNGです。

意見を聞きながらみんなで楽しく働ける環境を整えていってください。

メリット4 メンテンナンスをする

仕組み化は一度行うと、それで終わりという訳ではありません。

状況の変化によって変更しなければいけない場合があったり、さらに良い仕組みを作り出す事ができる場合もあります。

仕組みの運用を始めたら「放っておくこと」だけは絶対にやめましょう。つくった最初の時点で「良い仕組み」であることは、ほとんどありません。

なので、定期的に仕組み化した後も状況を確認して常に改善をすることが大事です。

良い点も、改善点も、どちらも必ず見えるはずです

「仕組み」はつくっただけでは意味がなく、機能してこそ意味があり、メンテナンスし続けて、より良い仕組みをつくっていきましょう。

まずは、今現在、自分が行っている仕事で仕組み化によって楽になる作業はないか考えてみる事から始めてみると良いかも知れないですね。

メリット5 暇な時間ができる

「スタッフに仕事を任せられない」「常にトラブルのフォローをしている」「結局、自分で休みなく業務をこなしている」「もう一人自分がいれば・・・と思うことがある」

もしかしたら、以上のような悩みを抱えている経営者の方がいらっしゃるかもしれませんね。

確かに起業時には、「すべての業務」をやらないといけないことが多いのですが、事業が軌道に乗ってきたら任せるを軸に進めてください。

始めは思うように「伝わらない」ことから、自分でやった方が早い、自分で手を出さないと気が済まない。

などの理由から任せられない考え方だといつまでたっても、あなたがいなくても業務が回る体制を構築することは難しくなってきます。

先ずは、やっている業務の負担を減らし、時間を作ることを心がけてください。

時間を作ることで経営者は「マーケティングやビジネス拡大」に専念できるようになります。

3年後も生き残れるような戦略を考える余裕が生まれれば、ビジネスの成功は飛躍的に高まります。

抑えてほしいポイント

とここまで

仕組み化することで得られる5つのメリットを解説してきましたが・・・

いかがでしたか?

恐らく、副業でやってるしここまでする必要があるのかな?これって大きな会社や組織がやることでしょ!と思っているあなたは危険信号だと思ってくださいw

例えばAmazon販売だけ行っている場合、収入が1本ということです。特に物販ビジネスはプラットフォームで販売、サービスを提供する「場」を借りて収入を得るといったスタイルで依存しがちになります。

何らかの理由で販売ができなくなっても安定した収益を実現するためには、販路拡大が必要です。つまりキャッシュポイント(収入源)を複数作るしかありません。

キャッシュポイントを複数作ることができれば、仮にどれか一つからの収入がなくなったとしても、他の収入源からお金が入ってくるので、安定した収入を得ることができます。

物販、転売ビジネスはシンプルです。

あなたにしかできない仕事は殆どありません。

時間がなくて取り組めない、作業ばかりしていて事業の拡大ができない、毎月の収入が安定しないと悩んでいるのなら、限られた時間のなかで取り組める状態を作りだす仕組みを作ってください。

仕組み化する最大のメリットは

安定と時間の確保」です。

特に物販ビジネスは手を止めてしまったら収入が途絶えてしまいます。

それがわかってるので、「自分がやらなければ」と任せても良い業務も率先して作業してしまい時間の確保ができなくなります。

先ずは、取り組んでいる業務で人に任せたら楽になる作業を全て洗い出し、任せられるのか、任せられないのか精査して、やらなくても良い作業は任せてください。

空いた時間を教育などに使い、任せた作業を誰が行っても同じクオリティーに仕上がるようにしましょう。

教育、任せる、改善」を繰り返して、最終的に物販における業務負担を減らし、時間を確保して、販路拡大、事業拡大と経営に専念してください。

安定した収入と時間を確保するために、仕組み化を積極的に取り入れる活動していってください。

以上です。

コチラの記事も合わせて読んでみてください⇒転売ビジネス仕組み化していない外注スタッフに起こりがちな5つのケース

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