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転売ビジネス外注スタッフ マニュアルの作り方とコツ

転売ビジネス外注スタッフ マニュアルの作り方とコツ

こんにちは、kojiです。

 

外注スタッフを雇ったら、どうすればいいの?

 

時間があれば積極的にマニュアルをつくりましょう!先に準備しておくのもいいですね。

とはいいつつも限られた時間で副業に取組んでいる方もいますので、スキマ時間にコツコツつくっていきましょう!

 

因みに私はスマホで殆どつくりました。私はiPhoneを使っていますのでiOSからですが、アンドロイドでも問題ないです。

Googleドライブ」と「Googleドキュメント」をスマホにインストールします。これは普通にAppStoreからアンドロイドならGoogleplayから検索をしてダウンロードしてください。

 

時間がない」とはいってもスキマ時間はあるはずです。有効に使っていきましょうね。

 

ってことで
今回は物販ビジネスを例としてマニュアルづくりのコツを解説していきます。

 

副業でネットビジネスに取組んでいるなら、外注化は必須です。

前回の記事でも仕組み化について解説していますが、スタッフAさんにしかできない(属人的)業務は、なるべく減らして回る仕組みをつくります。

 

私も経験したのですが、優秀なスタッフいわゆる「できる人」に依存してしまうと結果的に仕事が回らなくなります。

 

そこで、必要となるのが『マニュアル』です。

 

マニュアルがあれば、教えてる時間がなくても外注スタッフの業務を円滑にできます。

 

マニュアルは小さな会社でも本当に必要なのか?
「答えは、もちろんYesです。」では、なぜマニュアルが必要なのか!

 

それは、

その人の能力に関わらず、ある一定の能力以上の仕事がスグにできるようになる

スタッフの入退社の場合の仕事の引き継ぎがスムーズになる

マニュアルが先生となり効率よくスタッフの育成ができるので、あなたや先輩スタッフの教育にかかる時間を減らすことができる。

 

メリットだらけですね。

 

マニュアルをつくる一番の狙いは自分の「時間を確保する」です。

 

なので、外注スタッフさんには任せた作業以外にも、どんどん作業を覚えてもらい、業務拡大の為に、育成していく感じになります。

 

最終的には

 

半自動収益化を目指します!

 

ここからは本編の副業で収益をあげるための取り組み方なので、「俺的マニュアル」みたいな感じで、シェアしていきますね。

 

例えば有在庫で販売、リサーチして「売れる」商品を選定しているので、基本的には売れますよね。

 

ですが

売れるためにはいろんな要素があります。

フリマアプリで販売するなら「ターゲットがスマホを見ている時間帯に出品しているか?」など・・・

 

あえて言えば、能力の低い人というより「言われなければやらない」人もいますので売れる一定水準のマニュアルを作っておかないと売れるものも売れません。

 

「Aさんは毎日よく売れる」

 

「Bさんは毎日売れない」

 

これだと安定して商品が捌けないので困りますよねw

 

そこで、マニュアルがあると最短で一定水準に達することができます。能力の高い人でも能力の低い人であってもです。

 

さらに

 

能力の高い人は自分で「もっと」を追及してくれます。成長スピードも速いので売上もグ~ンと伸びていきます。

 

[フリマアプリ]
1個売れたら、〇〇円の報酬で契約した場合

もっと売れるためにはどうするべきか?

もっと魅力的な説明文にするには?

もっと いいね!やコメントがもらえるには?

と自分で考えるようになります。

 

ですから、マニュアルがあると活躍できる人がもっと活躍してくれるということです。

 

でも、あまり個人差がでてしまうのは、いろんなことでリスクになるのでスタッフを一定のレベルに育成する必要があります。

 

 

マニュアル作成は何を使うの?

「Googleドライブ」を活用していきます。

Googleドライブには仕事で使える機能がたっぷりと搭載されています。

 

Googleドライブのトップ画面は以下のような感じで表示されます。

 

また、Googleドライブは「パワーポイント」「Excel」と同様の機能を持ち、他にも文書、表計算、プレゼンなどの資料に、簡単な図形やイラストが作れます。

 

しかも、これらすべての機能を「完全無料」で利用できます。

ここでは他の機能については省略します。

 

画面左上にある「作成」ボタンをクリックすると、搭載されている機能一覧が表示されますので、「文書ドキュメント」青いファイルを使います。マイクロソフト製の「Word」と同様な文書作成が出来る機能です。

 

ファイルの「共有」が簡単にできる

Googleドライブを利用したドキュメント作りでは、「文書」「スプレッドシート」「プレゼンテーション」などの編集画面から、簡単に共有が出来るようになっています。

 

共有設定画面が表示されますので、ここにある「リンクを知っている全員」を選択します。

 

「共有」を設定すれば、大容量のファイルをわざわざ圧縮してメール送信しなくても、リンクURLを教えてあげるだけで相手側がファイルを閲覧することが出来ます。

 

外注さんにリンクURLを教えておけば、「マニュアル更新しました!」みたいな感じで、連絡をすれば個々で確認してくれるので便利です。

 

「閲覧者」にしておけば、相手側は閲覧のみ可能で編集はできません。

 

「共同編集者」にすると、相手側は閲覧も編集も可能になります。

 

このため、一緒にドキュメントを作るのでなければ、「閲覧者」に設定しておくことをオススメしておきます。

 

例「フリマアプリのマニュアル編」

下図の感じであなたのやり方を作っていきます。

手順書みたいな感じですかね・・・

 

目を通してもらいながら、手順の道筋を作ってください。

 

「コレしたら、次はコレね」

「コレしないと先にすすめないよ~

みたいな感じで良いと思います。

 

画像なども取り入れてわかりやすく

 

 

どのように販売していくかの手順とテクニック・ポイントを具体的に作ってください。

 

フリマアプリなら

リサーチのやり方
売れる商品画像のつくり方
魅力的な説明文の書き方
キーワード選定の選び方
商品タイトルのつけ方
出品してはNG商品
コメントの仕方
コメントのテンプレ
クレーム対応のテンプレ

 

など、売れる商品の見つけ方から取引完了まで、売れるための要素をぜ~んぶ盛り込めばいいだけです。

 

もっといえば『この作業をすれば、こうなりますという正解を導く手順。』したがって、作業の仕方をわかりやすく説明することが大切になります。

 

仕事の内容と手順をチェックシートにする

作業を円滑に行うためには、チェックシートはとても大事です。

 

使えるチェックシートをつくる。

1. 「やること」と「詳細」欄を分ける
2. できるだけ細かい手順で落とし込む
3. 判断を求める項目をつくらない
4. 誰が使っても同じ成果が出るようにつくる

 

なぜチェックシート形式がいいのか

チェックシート形式とは・・・

フリマアプリ無在庫販売のパターン

1. 在庫の確認
2. 入金の確認
3. 仕入れ先で買いつけ



こういった形式のことです。

 

チェックシート形式だと「この順番で、これを取り組めばいいんだな」と一目で解るので、その手順にそって進めていけば誰でも、出品から取引完了までの作業を行うことができます。

 

また、チェックリストにより、作業の手順を標準化すれば、業務品質を安定させることが可能です。

 

チェックシートの記載事項

チェックシートと言っても、どんなことに注意をして作れば良いか?チェックシートの正しい作り方は、次の3つの記載事項を設けてください。

 

1. 達成基準

→ どこまですれば、ゴールなのか?

 

2. 作業の目的

→ 何のために「作業をしている」のか?

「稼ぐというゴールを達成するため」

 

3.作業内容と確認手順をペアで用意する
→ 「1つ目はコレ」「2つ目はコレ」「3つ目はコレ」・・・といった手順を書く

作業内容を確認する。

手順書にしたがって実行する。

確認手順にしたがって実施結果を確認する。

3つ目の確認手順を用意することで、ミスに気づかず突き進んでしまうことを防ぐことができます。

 

上の3つを設けて下さい。

 

特に重要な点は、2の「目的」ですが、外注スタッフの場合は、1の「達成基準」に重点を置きます。

 

どのような状態になれば、ゴールなのか?

 

フリマアプリのスタッフを雇った場合

「1個売れたら200円の報酬」契約とします。

出品した商品が売れなかったら報酬は0円です。

外注さんのモチベーションは下がります。

売れない状態が続いたら・・・

辞めてしまいます

外注さんのモチベーションを高くして

取組んでもらうには、先ずは稼がせる!

これにつきますw

 

一直線でゴールに向かう取り組みをしてもらいます。

 

なので、作業マニュアルには「何のために作業を行う理由」という目的も大切ですが、この作業を行い、この手順で実践することで結果はでますゴールするためには、ここまでする必要があります!的なプロセスが重要かなと思います。

 

 

マニュアルは読んでもらえないと意味がありません。

上図みたいに読んでもらえるような工夫や文言をいれておくと「くいつき」がいいかな~と思います。

 

マニュアルの作り方、3つのポイント

では、具体的にマニュアルの作り方について3つのポイントを解説します。

 

ポイント1 マニュアルは完璧を目指さない

100%のマニュアルは目指さないでください。

40%くらいでもいいです。

 

マニュアルと一口に言っても、複数の種類があります。例えば作業マニュアルや業務マニュアル、他に教育マニュアルなど・・・きりがないですw

 

マニュアルは正しく運用してもらうことで、『最短かつ一定水準で誰がやっても同じ結果に導くための仕組みです。』

ですが、マニュアルだけ渡してはい!あとはこの手順で進めてね♪これが良くないです。

 

一番、抑えてほしいポイント!

外注スタッフさんとはどんなことでもいいのでコミュニケーションをとってください。会話なくしてビジネスの成功はありません。人なのでほったらかし絶対にダメです。

 

「○○さん問題ないですか?」など気遣ってあげたり、褒めてどんどん良いところ伸ばしながら「モチベーションを高く」もって、取り組んでもらうことで業務が回ります。

↑↑↑
これはスタッフが2~3人の場合です。組織化されていれば教育係がフォローする形でいいと思います。いずれにしても「コミュニケーション」は必須です。

 

話がズレましたねwすみません。

 

最初は「コレまかせたら楽になるな」の感じでいいです。

①業務の目的やターゲット
②業務の概要やフロー図
③手順ごとの説明や注意点、コツ
④返品、返金、キャンセルの手順
⑤参考資料(良い・悪い)例など
⑥Q&Aなど

 

また、プラットフォームの規制や仕様変更など含め、ネットを通しての業務になるので見直す点は自然と多くでてきます。

 

また、購入者と直接コメントのやり取りするためイレギュラーなケースも多くマニュアル化までに時間を要します。

柔軟に対応してもらうためのガイドラインなども合わせて作成していくと、回る仕組みの構築になるので、マニュアルは育てていく感じで問題ないかと思います。

 

「その都度、後からブラッシュアップをすればいいんだ」という気持ちで、作るのがコツです。

 

ポイント2 マニュアルは作りやすいものから作る

マニュアル作りは手間がかかります。

特に初めて作る場合は、頭の中で「あ~しよう!こ~しよう!」たくさんありますよね?

頭の中で整理するのが大変ですから任せたい作業を箇条書きにして、その作業はどうやって行うか!やり方を順番に書き出して、あとから細かい肉付けをしていくと作りやすいです。

 

早くマニュアルを作って仕組み化したい!

マニュアルがあれば楽になる!

 

あなたが急いで「マニュアルを作りたい」という気持ちも分かります。でも、慣れないことに手をだすと・・・

 

時間がめちゃかかる

かなりしんどい

 

と感じてしまい、マニュアル作りそのものを断念してしまう可能性があります。手間のかかる業務のマニュアルは、後回しにしましょう。

 

ポイント3 マニュアル作りは、スタッフに依頼する

マニュアルは、どうしても自分の基準で作りたくなります。

ですが自分の思考など含め、スタッフとのモチベーションにあきらかな差がありますので、自分には「これくらいの作業は、やってあたりまえ!」と思ってしまうことから、どんどん自分本位になってしまいます。

なので・・・

外注スタッフさんが一定水準で業務を行うことができるようになったら、マニュアルは、スタッフに作ってもらうようにしましょう。

 

優秀なスタッフさんと協力的なスタッフさん同士で、「この作業はこうした方が効率がいいな!」など見直す改善点を調査して、リーダーさんにまとめてもらい精査して随時更新してもらいましょう。

 

マニュアル作成は別途、報酬でお願いするといいですね(^^)/

 

因みに私は1,000円で作ってもらいましたw

 

マニュアルの3つの運用方法

せっかく作ったマニュアルも正しく運用されなければ意味がありません。では、どんな点に気をつけて運用すれば良いのか?

3つの注意点があります。

 

① マニュアルは使わなければ意味がない

マニュアルは、達成基準や目的を実現させるためにあるもの。達成基準、目的をうまく実現できない場合は、マニュアルが正しく運用されているかどうかを確認する必要があります。

 

マニュアル通りに行動して達成できなかったのか?

 

マニュアル通りにやらなくて達成できなかったのか?

 

この点をチェックしてください。

 

②マニュアル通りに行動したけど達成できなかった場合

この場合は、スタッフと一緒にあなたもマニュアルを確認しながら教えてあげましょう。

また、この場合に注意したいのはマニュアルの手順通りに行動したのに、「その人だけなのか?」マニュアルを運用してる「複数人で同じような結果になっているのか?」を知る必要があります。

 

達成基準(結果)

 

目的に到達(行動)

 

結果が伴わない場合はチェックシートのどこかに問題があります。

その場合は、都度マニュアルに抜け漏れがないかを見直してください。マニュアルに問題を見つけたら、ブラッシュアップをしましょう。

 

 

③マニュアル通りにやっていなくて、達成できなかった場合

マニュアルは正しく運用されてこそ初めて機能します。「自分勝手に、このやり方のほうが、売れるかも?」とマニュアルを無視すれば、当然達成できるはずがありません。

 

この場合は、「正しくマニュアル通りに進めていくことで正攻法」であると、伝えていかなければなりません。

 

手順通り運用してもらい結果がでることを体感してもらいましょう!一緒に作業に入ってください。

普通の人ならこちらが真剣に伝えていけば、やってくれます。Skype(スカイプ)やチャットを通してライブでレクチャーしてください。

 

 

 マニュアルは改善の繰り返し、3つのポイント

マニュアルは、運用をしていると

時間の経過と共に状況が変わってくる。

抜け漏れがでてくる。

コレいらないかも・・・
こういったことが目に付くようになります。ですから、マニュアルは常に改善していく必要があります。

 

では、どのようにマニュアルを改善をしていけば良いか?

 

これには3つのポイントがあります。

 

ポイント1 マニュアルの改善点を常に考える

マニュアルは1度作って終わりではありません。スタッフにも随時変更があることを伝えておきましょう。

 

・ここは直ぐに改善した方が良い!

 

・コレは判断基準が難しいから要らないかも!

 

こうした点が気になったら、チャットワークなどでスタッフから寄せられた、意見や質問など、やり取りのコメントを残しておいて、それらを改善案として日頃からストックしておいてください。

 

ポイント2 マニュアル変更時と見直すタイミング

マニュアルを改善する時は、チャットワークで事前に伝えていくといいですね。「業務に若干変更がありますので更新したら、アナウンスしま~す。」みたいな感じで・・・

 

具体的には、

・2、3ヶ月に1回、マニュアル改善会議をする。

 

・あなたが思い立った時に改善をする。

 

集めておいた改善案を使って改善後、タスクにして「○○のいつまでに各自で確認してくださいい。」チャットでお知らせしてください。

 

動画などを使うことで、伝わりやすいかと思います。私の場合は動画でスタッフ全員にタスクにて配信しています。

 

ポイント3 以前のバージョンのマニュアルは残しておく

以前のバージョンのマニュアルは必ず残しておきましょう。
なぜなら、改善後はどこが変わったのかを確認できるようにする必要があるからです。

 

実際、改善後の新しいバージョンのマニュアルを使ってみると、前のバージョンの方が使いやすかった、ということもあります。

 

マニュアルの改善前と改善後が分かれば、そのマニュアルの善し悪しを比較することができます。そのためにもマニュアルの以前のバージョンは残しておくようにしてください。

 

 

ネットショップ経営の場合などは、改善前と改善後で売上を向上させるために必須となる「コンバージョン率(CVR)」データの比較にします。

 

マニュアルの作り方とコツ まとめ

お疲れ様でした!

長かったですね・・・

と、ここまでマニュアルの作り方とコツを解説してきましたがいかがでしたか?

 

マニュアルを作るのは難しい・・・このように感じている人もいると思います。

ですが、ポイントさえ押さえておけば、マニュアルの作り方はさほど難しくはありません。ただ、時間がとにかくかかります。少しづつ取り組んでいきましょう。

 

もう一度おさらいをします。

・完璧に作らない

・作りやすいものから作る

・手順書みたいな感じでOK

・チェックシート形式にする

・自分で作らない

・マニュアルは仮決めで運用をしてみる。

 

最後にマニュアルは常に改善の繰り返しで完成度が高まります。

コミュニケーションをとることで、気軽に改善案などが飛び交うような環境を整え、スタッフと一緒にマニュアルを育てる。

 

これがコツです!

 

 

以上です。

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